该怎么发邮件

electronic mail（电子邮件）是互联网时代信息交换的主要方式之一，极大方便了相隔很远的人之间的有效沟通、交流。这篇梳理一下该如何发送邮件，需要注意哪些问题。

电邮服务选择

目前，主流的电子邮件服务类型有 QQ mail（Foxmail）/163 mail/Gmail/Microsoft Outlook, 各有优劣，从安全性、使用人性化考虑，推荐使用 Gmail/Microsoft Outlook, 原因有三点：

  • 前两种安全性不够高，容易被盗取；
  • 与前两个相比，受垃圾邮件干扰少，会比较人性化地自动归类；
  • 界面简洁。

QQ mail 也并非完全不好，但和 Gmail 的使用有区分，根据每封邮件的正文内容、附件、收件人邮箱类型做出判断。

比如，我用 QQ mail 处理学校学习的事情。因为其他同学大都使用它，而 Gmail 发给 Foxmail 的邮件时常收不到，或者被丢到垃圾箱；另外是这些邮件并不是那么重要，用 Gmail 则显得「杀鸡用宰牛刀」。

一封邮件的基本要素

  • 收件人邮箱
  • 邮件主题（Subject）
  • 正文
  • 附件（可能需要，如一封邮件有附件需要添加，建议在一开始就添加进去，以免忘记）

收件人地址填法：

  • TO
  • Cc（Carbon copy, 抄送）
  • Bcc（Blind carbon copy, 密送）

三者最基本的使用原则是，至少填写一种形式。

TO: 直接在收件人地址栏输入邮箱，可以是零个，也可以是多个。

这是主要方式。但不是任何情况下都能用。

需要注意：

  • 以 TO 方式给多人发送邮件，收件人可以看到全部的收件人地址。在互相熟识的情况下，可以采用。

  • 如果发布某种通知（比如面试通知、活动确认通知）、信息反馈，避免泄漏他人邮箱地址信息，建议使用 Bcc.

Cc: 发送一份电邮副本给别人。电邮地址可以是无，也可以多个。 Cc

使用这种方式，所有收件人都能看到邮件发给了哪些人。显示效果与 TO 一样。

如果同时使用 TO 与 Cc, 一封邮件回复多次后会出现混乱，可以每次手动调整收件人、抄送人，或者在邮件正文直接说明哪部分需要哪些人回复。

Bcc: 悄悄地将邮件发送给 TO/Cc 之外的其他人。TO/Cc 方式的收件人看不到 Bcc 的收件人信息。 Bcc

WikiHow 上面有一则讲述如何在邮件中用密送功能。

邮件主题

邮件主题是发件人对这封邮件主要内容或者大意的概括，很多情况下，我们并不会一封封打开邮件阅读，相信每个人也不想把太多时间花费在查阅邮件这件事上，而是从邮件列表中按标题筛选一次，或者直接看邮件主题来决定是否有必要查看并回复。

不规范的主题：

  • 无主题，总是让系统生成 'No Subject'
  • 用模糊不准确的表达，比如「需要解决的问题」/「提问」 这样的主题并不能让收件人第一时间理解邮件大意
  • 纯数字
  • 全部大写字母

以上手法会容易被系统标记为垃圾邮件，收件人无法正常查阅。

好的邮件主题应当准确说明邮件目的，比如「XXX与XXX聊天记录」/「第四次读书会公告」。如果是一系列邮件，加上日期/作者等信息会更一目了然，比如「插花课第3次作业--XXX」

电邮礼节

给别人发送邮件后，要及时以其他短讯方式告知此事，这样才不会出现疏漏，不一定每个人都有勤查邮件的习惯（这种习惯在现在看来并不一定好，影响做其他事情的时间）。

同样，收到邮件后无论是否需要详细回复对方，都有必要回复「收到」两个字，可以通过邮件，也可以以其他短讯方式。

关于「邮件沟通」可阅读余晟老师的系列文章提高邮件沟通效率

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